実施日及び時間帯
行事の実施にあたって、留意した事項は以下の通りである。
1.
平成１０年度「防災とボランティア週間」終了までに実施すること（普及啓発効果の観点からは同週間内に実施することが望ましく、本行事の報告を行うシンポジウムの日程との調整が必要である）。
2.
参加対象者が高校生であることから、本行事への参加が学業等の支障にならないこと。
3.
参加者が全国から集合することから、交通事情などを勘案し無理のない時間設定に
すること。
4.
災害時のボランティア活動の多様性を理解できる程度の時間を確保したいこと。
5.
参加者の意識を把握するため、参加者の意見発表、参加者間でディスカッションを行う時間を確保すること。
これらの点を踏まえ、行事の実施日を検討した。
ここで参加者の募集時期が１１月下旬から１２月中旬になったことから、防災とボランティア週間より前の時期に本行事を実施することは困難である。また、同週間に実施する他の行事も含めた事務局の対応能力を勘案し、シンポジウムを１月１６日（土）に実施し、本行事をその前日の１月15日（金・祝）に実施することにした。このため、シンポジウムにおける報告のために必要な作業については、１５日の行事終了後に実施することにした。
また、各地域からの参加者の移動時間を確保するため、近畿地方及び中部地方の一部からの参加者については当日朝の集合とし、それ以外の参加者については、行事実施施設に前泊することにした（当日集合者１５人、前泊者２３人）。
このため、事務局職員（９人〈うち女性１人〉）が、同施設に宿泊し、安全の確保及び夜間の巡回等を行うことにした。
なお、行事終了時刻については、１６日が学校の登校日でもあることから、全参加者を当日中に帰宅させることを前提に決定した（最終帰宅者の自宅到着予定時刻２３：００）。
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